Astăzi vreau să deschid un dialog cu colegii mei floriști. Tema de azi este despre timp și gestionarea lui într-un mod eficient și sănătos. 

Un subiect ales de voi în sondajele realizate în luna Ianuarie pe Instagram.

Încep să scriu sperând că această postare va fi un preambul pentru un dialog între noi. Te invit să-mi scrii ce metode de organizare eficiente folosești? 

Începuturile, în cel mai bun caz sunt însoțite de informații/cunoștințe dobândite în specializările și documentările noastre. La începutul nostru toți am verificat aceste cunoștințe și le-am conturat astfel încât să fie potrivite pentru proiectele noastre creative. Dar despre timp, hotărârile pe care le luăm sub presiune și gestionarea resurselor pe care le avem – cine ne învață despre ele?

Scriu aceste rânduri și îmi amintesc cum au fost primele experiențe cu evenimentele, mi se face pielea de găină… uneori mă întreb cum am reușit să traversez anumite experiențe, care îmi dau emoții și acum. 

Îți amintești cum ai reacționat la primele evenimente?

Dacă stau să-mi amintesc, cea mai mare grijă a mea la un eveniment era cea legată de flori, teama mea era să nu am aranjamente ofilite. Dacă se dezhidratează florile? Simțeam nevoia să controlez situația și de aceea cea mai potrivită soluție – atunci – îmi părea să fac aranjamentele în seara dinaintea evenimentului.

O soluție deloc potrivită, mai ales dacă aveam evenimente tot weekend-ul. 

Pe lângă faptul că nici nu mai rezist la fel de bine și mult să lucrez noaptea, nu mai sunt nici dispusă să fac aceste sacrificii. Se întâmplă și acum să lucrăm destul de târziu, însă foarte rar să lucrăm toată noaptea. 

Atunci când dobândești cunoștințele necesare administrării unei afaceri începi să te apreciezi la adevărata valoare.

Schițez mai jos un proces de lucru pe care l-am testat și care mie mi se potrivește:

1. Stocuri de materiale: Le realizez la început de an, mai ales pentru că luna ianuarie e în general o lună a planificărilor. Desigur, îmi monitorizez stocul continu. Cumpăr majoritatea produselor enumerate on-line, economisesc timp și combustibil.  La începuturi realizam aceste cumpărături de la depozite locale și înainte de eveniment, lucru care mă făcea să pierd foarte mult timp. 

   Cumpăr :burete umed & uscat, sârme de mai multe categorii, panglici, soluții pentru flori, benzi anchor & simple, suporți de cocarde, tăvițe pentru burete, vopsea spray, ustensile, etc.

    

    

2. Recuzita:  Investește în recuzită personalizată pe care o consideri vandabilă pentru mai multe evenimente, sau elemente pe care le folosești constant.Nu investi bani în ceva ce poți găsi la terți furnizori. Recuzită multă, înseamnă spațiu mare pentru depozitare, care poate însemna și  o chirie mai mare, timp pentru întreținerea elementelor ( vopsit curățat), timp pt împachetat / despachetat, încărcat/ descărcat, oameni de care ai nevoie pentru toate aceste operațiuni. Toate acestea la final de zi înseamnă costuri suplimentare.

   Recuzita mea este compusă din n structuri metalice, vopsite în auriu și negru pe care nu le-am regăsit pe piață la calitatea dorită. Am ales să am o cantitate care să mă ajute în momentul în care am mai multe evenimente în același weekend.  Întreținerea și reîmprospătarea recuzitei o realizez la începutul sezonului. Adică în această lună și în aceste zile suntem ”golden”.

   
   
   

3. Depozitarea și cutiile vedetă pentru lucruri atent așezate:Încerc să depozitez tot ce se poate pe categorii. E important să știu  permanent ce am și unde se găsește. Mai ales când lucrezi cu angajați sau colaboratori.

   Ce are cutie, merge înapoi în cutia lui. Fiecare cutie este etichetă/ scriu ce elemente conțin și cantitatea acestora.

   La final de sezon, înfoliez majoritatea structurile din metal, dacă nu au cutii, se păstrează curate și fără zgârieturi.
   
   
   

4. Îmbrățișări bune sau sistem de prindere potrivit:  Am diverse sisteme de prindere/ rafturi pentru mașini, care mă ajută să transport totul mai eficient.Aici trebuie să vă spun  o situație tragico amuzantă. Am avut o nunta superbă, cu niște aranjamente mari și spectaculoase. Ca suport am folosit niște sfeșnice, pe care nu le-am securizat destul de bine în dubă ( credeam că este suficient)  am ajuns la sală și ce să vezi aproape toate erau răsturnate….OMG cum era inima și fața mea în acele secunde….

   Deși șoferul a mers super okay cu mașina, uite că uneori mai dă și cu virgulă.  Partea bună este că  fiecare astfel de episod, te provoacă să găsești soluții utile și eficiente. 

   Le-am descărcat, le-am reparat și asta a fost.

    

    

    

5. Organizarea în timpul evenimentelor:  Aici am să revin cu un nou articol în care să elaborez mai detaliat acest aspect, pentru moment îți las câteva idei principale. Pentru fiecare eveniment fac o listă cu toate elementele pe care trebuie să le realizez. Notez toate ustensilele & materialele pe care trebuie să le am  la locație. Notez toate adresele, unde ce și cum trebuie să ajungă. 

   Deși am notate pe laptop aceste informații le notez și în scris într-o agendă, astfel rețin mai bine. Fac pe cât posibil cumpărăturile de alimente pentru echipa mea ( apă, fructe etc.)  înainte cu câteva zile.  

   Toate acestea le verific după ce termin munca și încă o dată în momentul în care încărcăm totul în mașini. 

    

   
   
   

 Scrie-mi în comentariile de mai jos cum te organizezi pentru evenimente sau cum îți organizezi lista de ”to do”?

Dacă vrei să explorezi mai mult procesul de pregătire înainte de eveniment, te aștept la curs – o narativă cu specialiști din domeniu și informații ce se promit efervescente pentru cariera ta, te așteaptă!

XoXo Elena Anne-Marie